Остались вопросы

Новый подход Agile Procurement для выбора подрядчиков транспортных и логистических услуг

Юрий Кичигин, председатель совета директоров компании АО «ВНОГ» (WNOG, JSC)

 

В период пандемии COVID-19 мы все чаще встречаем слово agile в деловом лексиконе многих руководителей компаний и подразделений. Наиболее часто сейчас об agile говорят специалисты по логистике и управлению цепочками поставок.

 

            Давайте сначала разберёмся, что такое agile. В толковом словаре английского языка Merriam-Webster слово agile определяется, как «возможность двигаться быстро и легко». Обычно это определение хорошо подходит спортсменам, но за последнее время слово agile стало широко использоваться в информационных технологиях, а затем и в бизнес-индустрии. В быстро меняющемся мире компании стремятся адаптироваться к изменениям, стать agile, чтобы снизить риски и воспользоваться открывающимися возможностями.


            С моей точки зрения, это революционный подход в управлении, дающий возможность компаниям быстро принимать решения по различным вопросам и особенно по закупкам транспортных и логистических услуг.


            Рассмотрим, как Agile Procurement можно использовать компаниям нефтегазовой индустрии при покупке транспортных и логистических услуг.


            Основные принципы Agile Procurement базируются на краткосрочной стратегии управления цепочками поставок, где время и скорость имеют существенное значение, поэтому некоторые этапы закупок объединяются вместе. Например, поиск поставщиков, получение и оценка ставок, переговоры по контракту могут идти одновременно. При Agile Procurement формируется кросс-функциональная команда, в которую входят бухгалтер, юрист, ИТ-специалисты, специалисты по закупкам и логистике. Это сокращает время на выбор и согласование подрядчиков между различными подразделениями компании, на которое, как правило, уходят недели или даже месяцы. Использование информационных технологий и специальных программ, аналитика данных и искусственный интеллект позволяют проанализировать не только действующих поставщиков, но и предыдущие поставки, в результате чего мы сможем быстрее централизовать решения и ускорить выбор подрядчиков транспортных и логистических услуг в несколько раз.


            Что нужно сделать, чтобы реализовать у себя в компании Agile Procurement транспортных и логистических услуг? На первый взгляд это может показаться сложной задачей, но все зависит от вашей структуры, ответственных за принятие решений в подразделениях, количества профессиональных работников в команде закупок и желания руководства компании.


            Первое – определите цели Agile Procurement и составьте план закупок. Для этого соберите команду и проведите совещание, распределив роли между участниками для достиже-ния намеченных целей Agile Procurement. Выберите программное обеспечение, которое поможет вам быстро управлять и контролировать работу членов вашей команды. Определите, какие поставки для вас наиболее критичны (зимний или летний завоз, из какой страны будут поставки, через какие пограничные пункты отправлять или получать грузы, какие грузы требуют немедленной доставки и другое). Установите измеримые KPI для ваших подрядчиков, чтобы проводить постоянную оценку их работы. Не забудьте рассмотреть условия внешней среды, которые могут повлиять на стоимость перевозок, скорость доставки и надежность выбранных маршрутов в ближайшее время.


            Второе – нужно стандартизировать запросы транспортным и логистическим (ТиЛ) компаниям. Главное – выделить, какая информация для вас более критична. Иногда на одних направлениях важна скорость и надежность доставки, а на других только цена и время. Необходимо понимать, о каких объемах будет идти речь на конкретных направлениях и возможна ли обратная загрузка. Часто в запросах указана информация, которая не имеет для вас особого значения, но на нее уходит много времени для подготовки подрядчиком. Иногда информация недостаточна ясна и требует пояснения, и в результате возникает множество запросов на комментарий от подрядчиков. Правильная стандартизация запросов поможет вашей команде сравнивать и быстрее находить лучшие ставки, чтобы сосредоточиться на других вопросах эффективности и надежности поставок.


            Третье – сделайте ваши данные о закупках транспортных и логистических услуг наглядными. Самым большим препятствием для отделов логистики и снабжения является отсутствие прозрачности данных. Часто при закупках логистических и транспортных услуг работники компании сохраняют тарифы на своих компьютерах и не сообщают текущие тарифы остальной команде. Проблема в логистических закупках состоит еще и в том, что большинство данных остается бездействующим в таблицах Excel. Когда документы не сохраняются централизованно, вы гарантированно теряете некоторые важные данные и принимаете решение, ориентируясь на неверную информацию. Но поскольку вам нужна полная прозрачность данных для измерения и оценки ключевых показателей эффективности работы логистики, вам необходимо централизовать тарифы на перевозки и документы в облаке. Если вас беспокоит, что младшие сотрудники могут поменять то, чего не должны, то существует множество инструментов управления пользователями, которые могут ограничить доступ для определенных сотрудников. Использование облачной системы для выбора тарифов на транспортные и логистические услуги позволяет иметь постоянный доступ и возможность работать из любого подразделения и любой локации, на месторождении, складе или из офиса эффективно.


            Четвертое – автоматизируйте как можно больше задач в процессе закупок транспортных и логистических услуг. Начните с автоматизации медленных ручных процессов. Проверка ставок вручную и их отправка обратно перевозчикам для доработки – один из самых медленных и разочаровывающих процессов при закупке транспортных и логистических услуг. Полностью избавиться от этого можно с помощью автоматизации на базе искусственного интеллекта. Для этого производится оценка различных сценариев по выбору ставок и критериев на перевозку. Программа поможет вам выбрать подходящий сценарий для вашей перевозки и сообщить, какому перевозчику нужно отдать перевозку, а какому отказать. Автоматизация закупок транспортных и логистических услуг даст вам больше времени для стратегического планирования закупок.


            Пятое – постоянно проводите обзор полученных данных на оказанные транспортные и логистические услуги. После каждого выполненного тендера обсуждайте в своей команде, какие задачи были выполнены, а какие нет. Проверьте, достигли ли вы своих KPI, а если нет, выясните, что пошло не так и как можно это исправить. Цель обзора – извлечь уроки из ваших данных и улучшить ваши процессы в будущем.


Ваши результаты могут стать основой для дальнейшей крат-косрочной стратегии проведения Agile Procurement на транспортные и логистические услуги.


            И в заключение я хотел бы перечислить преимущества ведения Agile Procurement в компаниях.


            Agile Procurement вносят фундаментальные изменения в процессы компании и технологий. Подход Agile Procurement – это скорость. Он в значительной степени помогает развивать цифровизацию в компании, централизует согласования и ускоряет закупочные операции.


            Agile Procurement создает культуру, в которой вы можете быстро принимать решения и адаптироваться к изменениям на рынке. Это дает вам новую гибкую структуру команды для проведения мини-тендеров и технических переговоров, что помогает вам получить более выгодные ставки и сократить расходы.


            Agile Procurement обеспечивает непрерывную видимость вашего процесса доставки грузов. Лучший способ повысить прозрачность ваших данных о закупках транспортных и логистических услуг – это использование специализированного программного обеспечения, которое даст вам много важной информации и поможет эффективно отслеживать успешную практику закупок.


            И последнее, ваша кросс-функциональная команда, у членов которой есть свои интересы по условиям доставки грузов, ставкам на перевозки, документации и сроком оплаты счетов, теперь подчинена достижению главной цели, такой как сокращение затрат на логистику, времени на поиск подрядчиков, проведение тендеров, анализ и выбор поставщиков транспортных и логистических услуг.

 


 

Журнал «НГС (Нефть и Газ Сибири)» № 4(45) 2021 г.

 

Читайте также

Оформить подписку
Оформите подписку на выпуск новых журналов. Вы можете оформить как печатную, так и электронную версию подписки.